Електронні трудові книжки: шлях до цифрової трансформації
У зв’язку з мораторієм на ведення паперових трудових книжок, який набуває чинності з 10 червня 2022 року, в Пенсійному фонді України (ПФУ) та Міністерстві соціальної політики України (Мінсоцполітики) роз’яснили, як працівникам і роботодавцям слід діяти за нових умов.
Новий порядок оформлення трудових відносин
Починаючи з 10 червня, усі записи про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення тощо здійснюватимуться виключно в електронній формі. Хоча паперові трудові книжки не втрачають чинності, роботодавці зобов’язані вносити інформацію про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Як повідомили в ПФУ, електронна трудова книжка міститиме всі відомості, які раніше фіксувалися в паперовому варіанті. Водночас працівники матимуть можливість переглядати свою трудову історію в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду.
Поетапний перехід до цифрових трудових книжок
Відповідно до законодавства, до 1 січня 2024 року всі роботодавці повинні завершити оцифрування паперових трудових книжок своїх працівників. Зокрема, вони мають:
– Внести до Реєстру застрахованих осіб інформацію про трудову діяльність кожного працівника;
– Зберегти паперові трудові книжки, які стануть архівними документами.
Водночас Мінсоцполітики наголошує, що працівники можуть самостійно звернутися до ПФУ із заявою про отримання виписки з їхньої електронної трудової книжки. Це особливо актуально для тих, хто вже звільнився з місця роботи, адже роботодавці зобов’язані передати паперові трудові книжки до архіву лише після звільнення працівника.
Перевага електронних трудових книжок
Експерти зазначають, що перехід до електронного формату має низку переваг як для працівників, так і для роботодавців. Серед основних вигод:
– Зручний доступ до власної трудової історії в будь-який час;
– Збереження даних навіть у разі втрати або пошкодження паперових документів;
– Оперативне внесення змін до трудової діяльності;
– Спрощення документообігу та скорочення витрат для роботодавців.
Крім того, цифровізація трудових книжок сприятиме поступовому переходу України до електронного урядування, підвищуючи ефективність державних послуг та покращуючи взаємодію між громадянами, бізнесом і владою.
