Електронні трудові книжки: нова ера обліку персоналу на Кіровоградщині
Нові технології охоплюють усі сфери життя, і кадровий облік не став винятком. На Кіровоградщині понад половина працівників перевели свої трудові книжки в електронний формат. Цей процес був непростим, але сьогодні він вже дає відчутні переваги як для працівників, так і для роботодавців.
Оцифрування трудової історії
Трудова книжка — це офіційний документ, що містить всю інформацію про трудову діяльність працівника. Донедавна вона існувала виключно в паперовому вигляді, але з розвитком інформаційних технологій ситуація почала змінюватись.
У 2020 році в Україні було ухвалено закон про введення електронних трудових книжок. Це дозволило підприємствам поступово переводити паперові версії в цифровий формат. На Кіровоградщині цей процес набрав обертів — вже понад 50% працівників замінили звичні книжечки на електронний аналог.
Спрощення документообігу
Перехід на електронні трудові книжки значно спрощує документообіг. Усі записи зберігаються в єдиній базі даних, до якої мають доступ як працівники, так і роботодавці. Це дозволяє миттєво отримувати необхідну інформацію, уникаючи тривалих пошуків у паперових архівах.
Крім того, електронна версія захищена від втрати чи пошкодження, як це часто трапляється з паперовими книжками. Роботодавець має можливість оперативно вносити будь-які зміни, не хвилюючись про збереження даних.
Зручність для працівників
Для самих працівників оцифрування трудової книжки теж має ряд переваг. Вони можуть в будь-який момент переглянути свою трудову історію через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України. Це значно спрощує процедуру отримання виписки, яка раніше вимагала особистого звернення до кадрового відділу.
Крім того, електронна трудова книжка є більш захищеною. Паперовий документ можна загубити чи зіпсувати, а цифрова версія надійно зберігається в базі даних.
Поступовий перехід
Варто зазначити, що процес переведення трудових книжок в електронний формат триває поступово. Закон передбачає, що працівники можуть залишити паперову версію, якщо вони цього бажають. Роботодавці ж зобов’язані вести облік у двох форматах — паперовому та електронному.
Експерти стверджують, що повний перехід на електронні трудові книжки триватиме ще кілька років. Проте, зважаючи на очевидні переваги цифрового формату, ця трансформація є неминучою. Вона дозволить удосконалити кадровий облік та зробити його більш зручним як для працівників, так і для роботодавців.
